Tugas dan Fungsi PPID Utama

1. Melakukan koordinasi pelaksanaan pelayanan informasi publik,
2. Mengumpulkan, menyediakan, menyimpan, mendokumentasikan, dan mengamankan informasi,
3. Memberikan layanan publik yang cepat, sederhana, dan akurat yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menetapkan prosedur operasional penyebarluasan informasi publik,
5. Menetapkan standar pelaksanaan uji konsekuensi informasi yang dikecualikan,
6. Menetapkan klasifikasi informasi publik dan/atau mengubahnya,
7. Menetapkan informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya sebagai informasi publik yang dapat diakses.
8. Menetapkan pertimbanfan tertilus atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas informasi publik,
9. Melakukan koordinasi dengan PPID Pelaksana,
10. Melakukan pembinaan, dan evaluasi terhadap PPID Pelaksana, dan
11. Menyimpan laporan layanan tahunan kepada Komisi Informasi dan Salinan laporan layanan tahunan kepada Rektor.

Tugas dan Fungsi PPID Pelaksana

1. Mengumpulkan, menyediakan, menyimpan, mendokumentasikan, dan mengamankan informasi dilingkungan Unit Kerja Fakultas (UKA) dan Unit Kerja Pendukung (UKP)
2. Memberikan layanan informasi publik yang cepat, sederhana, dan akurat yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan,
3. Menetapkan prosedur operasional penyebarluasan informasi publik di lingkungan Unit Kerja Fakultas (UKA) dan Unit Kerja Pendukung (UKP) ,
4. Menetapkan klasifikasi informasi publik dan/atau mengubahnya di lingkungan Unit Kerja Fakultas (UKA) dan Unit Kerja Pendukung (UKP) ,
5. Menetapkan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas hak informasi publik, dan
6. Menyampaikan laporan pelaksanaan layanan kepada PPID UPNB.

Tugas dan Fungsi PPID Pembantu

1. Membantu mengumpulkan, menyediakan, menyimpan, mendokumentasikan, dan mengamankan informasi.
2. Membantu menyusun prosedur operasional penyebarluasan informasi publik,
3. Menyiapkan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas hak informasi publik,
4. Menyiapkan data untuk bahan laporan pelaksanaan kepada PPID UPNB.

SK PPID

Kebijakan Keterbukaan Informasi Publik

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik merupakan jaminan hukum bagi setiap orang untuk memperoleh informasi sebagai salah satu hak asasi manusia yang dijamin oleh pasal 28 F Undang-Undang Dasar Republik Indonesia Tahun 1945, bahwa : “setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia”.

Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik secara jelas mengatur kewajiban badan publik atau pejabat publik untuk memberikan akses informasi yang terbuka kepada masyarakat. Kewajiban untuk memberikan informasi, dokumen dan data diintegrasikan sebagai bagian dari fungsi birokrasi pemerintahan, diperkuat dengan sanksi sanksi yang tegas untuk pelanggarannya. UU KIP juga mengatur klasifikasi informasi sedemikian rupa sebagai upaya untuk memberikan kepastian hukum tentang informasi-informasi yang wajib dibuka kepada publik , dan yang bisa dikecualikan dengan alasan tertentu.

Hak untuk memperoleh informasi merupakan prasyarat yang  mendasar dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan pendidikan yang baik, terbuka dan akuntabel. Untuk tersedianya informasi yang dapat dipertanggungjawabkan perlu didukung dokumentasi yang lengkap, akurat dan faktual. Keterbukaan Informasi Publik merupakan sarana dalam mengoptimalkan partisipasi dan pengawasan publik dalam proses penyelenggaraan pendidikan. .

Informasi Publik di lingkungan Universitas Prima Nusantara Bukittinggi bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik.

Informasi Publik yang dikecualikan dilingkungan Universitas Prima Nusantara Bukittinggi bersifat ketat dan terbatas.  Informasi Publik yang dikecualikan  di lingkungan Universitas Prima Nusantara Bukittinggi bersifat Rahasia sesuai dengan peraturan perundang-undangan , kepatutan dan kepentingan umum. 

Informasi Publik yang dikecualikan didasarkan pada pengujian atas konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat dan pertimbangan yang seksama bahwa menutup informasi publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar dari pada membukanya atau sebaliknya.

Penerapan  Undang-undang  KIP tentunya memberikan  dampak terhadap sistem manajemen dan tata kelola lembaga-lembaga publik khususnya mengenai pola kerja dan aliran data serta informasi antar unit kerja dilembaga publik masing-masing. Tanpa adanya koordinasi dan komunikasi dalam kerangka kerja mengelola data , informasi dan dokumentasi mustahil kinerja lembaga dalam memberikan pelayanan informasi publik  dapat dijalankan dengan baik.

Untuk dapat menjalankan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan sederhana setiap badan publik perlu menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) ,  PPID adalah Pejabat yang bertanggung-jawab dibidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi di badan publik.

Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan penyusunan Profil Penyelenggaraan Pengelolaan Dokumentasi dan Layanan Informasi Publik Universitas Prima Nusantara Bukittinggi adalah sebagai wahana dalam rangka pembangunan dan pengembangan sistem penyediaan layanan informasi publik pada badan publik Universitas Prima Nusantara Bukittinggi yang dilaksanakan dengan prinsip mudah, cepat, tepat waktu, biaya ringan dan dengan cara sederhana.

Dasar Hukum Penyelenggaraan Pelayanan Informasi Publik

1. Undang-Undang Dasar Republik Indonesia Tahun 1945  (Pasal 28 F);
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
4. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik;
5. Peraturan Komisi Informasi Nomor 2 Tahun 2010 tentang Prosedur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik;
6. Peraturan Perundang-undangan yang terkait dengan penerapan dan pelaksanaan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik , antara lain :
   1. Ketentuan yang terdapat pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
   2. Ketentuan yang terdapat pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
   3. Ketentuan yang terdapat pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.